A. Pengertian Surat
Dalam berkomunikasi, manusia saling memberikan informasi. Pemberian informasi oleh manusia dilakukan dengan dua cara, yaitu secara lisan maupun tulisan. Informasi secara lisan terjadi jika si pemberi informasi saling berhadapan baik langsung maupun tidak langsung. Proses komunikasi tersebut dapat dilakukan dengan cara berbicara melalui telepon, radio, televisi, dan sebagainya. Namun jika tidak dapat berhadapan komunikasi dapat dilakukan melalui surat. Surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak (orang, instansi, atau organisasi) kepada pihak lain (orang, instansi, atau organisasi).
B. Format Surat
Sebagai sarana tertulis, surat memiliki format penulisan, terutama surat resmi atau dinas. Dengan adanya format surat, penulisan surat menjadi teratur, bagian-bagian surat tidak ditulis sembarang melainkan ditempatkan sesuai ketentuan. Bentuk penulisan surat atau format surat yang lazim dipergunakan ada 5 bentuk, yaitu :
(1) bentuk lurus penuh (full block style)
(2) bentuk lurus (block style)
(3) bentuk setengah lurus (semiblock style)
(4) bentuk lekuk (indented style)
(5) bentuk paragraf menggantung (hanging paragraph)
Bentuk setengah lurus atau semiblock style terdapat dua jenis, yaitu bentuk Indonesia lama (versi a) dan bentuk Indonesia baru (versi b). Berdasarkan pengamatan dalam pemakaian bentuk surat, surat-surat resmi Indonesia lama banyak menggunakan format versi
a, sedangkan surat-surat resmi Indonesia baru menggunakan format versi
b. Dalam kaitan dengan format surat, Pusat Bahasa dalam kegiatan surat-menyurat sehari-hari melazimkan format setengah lurus versi b.
Dan, Pusat Bahasa menganjurkan kepada masyarakat, melalui penyuluhan bahasa Indonesia di berbagai instansi, penyuluhan bahasa Indonesia melalui telepon atau melalui surat, untuk menggunakan format setengah lurus b karena ini dianggap lebih efisien dan lebih menarik.
Berikut ini contoh-contoh format surat yang dimaksud di atas.
C. Jenis-Jenis Surat
Berdasarkan pemakaiannya surat dibagi atas tiga jenis, berikut.
1. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat yang dipergunakan untuk kepentingan pribadi. Isi surat berhubungan dengan urusan pribadi. Contohnya surat seorang anak kepada orang tuanya atau surat kepada teman.
Ciri-ciri surat pribadi seperti berikut.
(1) Tidak menggunakan kop surat/kepala surat
(2) Tidak menggunakan nomor surat
(3) Salam pembuka dan penutup surat bervariasi
(4) Penggunaan bahasa bebas, sesuai dengan keinginan si penulis surat.
(5) Format surat bebas
2. Surat Resmi
Surat resmi ialah surat yang dipergunakan untuk kepentingan yang bersifat resmi, baik yang ditulis dari perseorangan, instansi, lembaga, maupun organisasi. Contohnya: surat undangan, surat pemberitahuan, dan surat edaran.
Ciri-ciri surat resmi, seperti berikut.
(1) Menggunakan kepala surat jika yang mengeluarkannya adalah lembaga atau organisasi
(2) Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
(3) Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim atau resmi, seperti: Assalamualikum, dengan hormat, hormat kami
(4) Menggunakan bahasa dengan ragam resmi atau baku
(5) Menggunakan cap/stempel jika berasal dari sebuah organisasi atau lembaga resmi
(6) Penulisan surat mengikuti format surat tertentu (tidak bebas)
3. Surat Dinas
Surat dinas ialah surat yang dipergunakan untuk kepentingan pekerjaan, tugas dari kantor, atau kegiatan dinas. Surat ini berasal dari instansi atau lembaga baik swasta maupun negeri. Contoh: surat tugas, surat perintah, memorandum, dan surat keputusan. Surat dinas yang berifat perseorangan ialah surat lamaran pekerjaan, surat permohonan izin, dan surat permohonan cuti.
Ciri-ciri surat dinas, seperti berikut.
(1) Menggunakan kop/kepala surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
(2) Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
(3) Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku atau resmi, seperti : dengan hormat, hormat kami
(4) Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
(5) Menggunakan cap/stempel instansi atau kantor pembuat surat
(6) Format surat tertentu. Jika berasal dari instansi pemerintahan lazimnya menggunakan format surat resmi Indonesia baru atau format setengah lurus versi b.
Penggunaan Bahasa dalam Surat Sebagaimana yang telah dijelaskan di atas bahwa penggunaan bahasa di dalam surat bergantung pada jenis pemakaian surat dan tujuan surat. Untuk surat pribadi, penggunaan bahasa bersifat subjektif, bergantung pada keinginan si penulisnya dan kepada siapa surat ditujukan. Menulis surat untuk orang tua tentu akan menggunakan bahasa lebih formal dan santun, berbeda dengan menulis surat untuk teman atau sahabat. Begitu pula dengan surat pribadi yang bersifat resmi seperti surat lamaran pekerjaan, surat permohonan izin, dan cuti. Meskipun bersifat pribadi, tapi karena ditujukan kepada sebuah instansi atau perusahaan tentu penulis harus menggunakan bahasa yang resmi dan formal. Lain halnya dengan surat resmi dan surat dinas, penggunaan bahasa cenderung menggunakan kosakata baku dan struktur kalimat yang lengkap. Hal ini disebabkan karena surat resmi dan surat dinas dipergunakan untuk tujuan atau fungsi-fungsi yang bersifat resmi atau kedinasan.
Berikut contoh surat pribadi, resmi, dan dinas.
Contoh surat pribadi:
Bandung, 1 Juni 2007
Menjumpai
Kakakku Wisnu
Di Jakarta
Assalamu’alaikum wr.wb.
Apa kabar, Kak? Sehat-sehat saja, kan? Maaf ya, Kak baru kali ini Rina baru bisa kirim kabar. Harap maklum, karena Rina sibuk belajar untuk menghadapi ujian akhir semester. Oh iya, bagaimana keadaan Kakak sekarang, mudah-mudahan selalu sehat juga baik-baik saja dan pekerjaan Kakak berjalan dengan lancar.
Ibu dan Bapak alhamdulillah kabarnya baik-baik saja. Mereka kirim salam buat Kakak dan mereka pesan supaya Kakak jaga kondisi tubuh dengan baik dan jangan lupa beribadah yang paling utama. Kak, Bapak dan Ibu sekarang aktif lho berolahraga. Mereka setiap pagi rajin jalan pagi, malah sekarang mereka ikut senam jantung sehat yang diadakan di lapangan RW kita. Kak, sebentar lagi, kan bulan Ramadhan. Kakak pulang ke Bandung atau tidak? Supaya kita bisa berkumpul kembali sama-sama berpuasa dan buka puasa bareng-bareng. Oh iya, Kak, kalau Kakak memang nggak bisa datang di bulan Ramadhan nanti, Rina harap kakak usahakan datang sebelum hari raya Idul Fitri, ya.
Kalau Kakak mau pulang ke Bandung, tolong sebelumnya kasih kabar dulu, ya. Supaya kita bisa jemput di stasiun. Kak, udahan dulu, ya. Kita di sini selalu berdoa kepada Allah supaya Kakak selalu diberikan kesehatan, kemudahan dalam pekerjaan, dan sukses selalu. Cukup sekian dulu, Kak, lain waktu disambung lagi.
Wassalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh
Adikmu,
Ttd.
Rina Wati Contoh Surat Resmi Pemberitahuan:
D. Surat Lamaran Pekerjaan
Surat lamaran pekerjaan dapat ditulis tangan atau diketik. Adakalanya suatu perusahaan atau instansi tertentu mensyaratkan secara khusus agar surat lamaran yang dikirimkan pelamar ditulis tangan atau diketik. Kalaupun surat lamaran pekerjaan akan ditulis tangan, tulisan tersebut hendaknya jelas, mudah dibaca, dan rapi. Surat yang ditulis seperti itu akan memudahkan orang yang membacanya.
Bagian surat lamaran pekerjaan sebagai berikut.
1. Tempat dan tanggal penulisan surat
2. Perihal
3. Alamat surat
4. Salam pembuka
5. Pembuka surat
6. Tujuan surat lamaran pekerjaan
7. Identitas pelamar
8. Penutup surat
9. Tanda tangan dan nama jelas pelamar
Penulis surat lamaran surat lamaran hendaknya mematuhi ramburambu berikut ini.
1. Jika ditulis tangan, tulislah sendiri di atas kertas bergaris dengan menggunakan kertas berkualitas baik.
2. Jika diketik, gunakan kertas HVS dengan jarak pengetikan 1 spasi.
3. Bersih, tidak boleh ada coretan, bekas hapusan, tip ex, dan koreksian.
4. Sifatnya optimistis, artinya si pelamar akan mampu bekerja dengan baik.
5. Sapaan yang digunakan dalam surat lamaran, yaitu “ibu” atau “bapak”, dan tidak disarankan menyapa dengan kata”Saudara”/”Anda”.
Selain itu, bahasa surat lamaran pekerjaan harus memenuhi aturan sebagai berikut.
(1) Bahasa yang digunakan sopan dan simpatik.
(2) Kalimat yang digunakan efektif dan komunikatif.
(3) Menggunakan bahasa yang baku dan ejaan yang tepat. Surat lamaran pekerjaan dapat dibuat setelah calon pelamar mendapat informasi adanya lowongan pekerjaan di perusahaan atau instansi tertentu. Informasi itu dapat diperoleh, baik melalui media massa atau media audio visual. Selain itu, ada juga surat lamaran pekerjaan yang dibuat atas inisiatif dari calon pelamar sendiri. Contoh surat lamaran pekerjaan yang umum: Perihal : Lamaran pekerjaan Jakarta, 20 Mei 2007 Yth. Pimpinan PT Wahana Karya Jalan Pemuda I no. 10 Jakarta Dengan hormat, Berdasarkan pengumuman yang dimuat pada harian umum Merdeka, tanggal 16 Mei 2007, dengan ini saya berminat untuk mengajukan diri menjadi staf bagian Marketing di PT Wahana Karya yang Bapak/Ibu pimpin. Data diri saya sebagai berikut. Nama : Sinta Nur Ramadhani Tempat, tanggal lahir : Jakarta, 8 September 1982 Pendidikan terakhir : Sarjana Ekonomi Universitas Indonesia, Jakarta Alamat : Jalan Lembah Griya Indah No. 10, Depok Sebagai bahan pertimbangan, bersama ini saya lampirkan :
1. satu lembar daftar riwayat hidup
2. satu lembar fotokopi ijazah terakhir
3. satu lembar transkrip nilai
4. tiga lembar fotokopi sertifikat pendidikan komputer dan bahasa Inggris
5. satu lembar fotokopi KTP
6. dua lembar pasfoto ukuran 4 x 6 cm
7. satu lembar surat pengalaman kerja.
Demikian surat lamaran ini saya sampaikan dengan harapan mendapat perhatian dari Bapak/Ibu. Atas perhatian Bapak/Ibu, saya mengucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Ttd.
Sinta Nur Ramadhani
Contoh: Surat lamaran model gabungan dengan daftar riwayat hidup:
Hal : Lamaran Pekerjaan Jakarta, 20 mei 2006
Yth. Pemasang Iklan
PO Box 4853
Jakarta 11048
Dengan hormat,
Setelah membaca iklan perusahaan Bapak/Ibu yang dimuat di harian sore Suara Pembaruan, 18 Mei 2006, dengan ini saya mengajukan permohonan sebagai staf Akunting.
Adapun keterangan mengenai diri saya adalah sebagai berikut.
Nama : Ellis Fitriani
Tempat/tanggal lahir : Semarang, 10 Agustus 197
Alamat : Jalan Kroya, No. 50 Jakarta
Pendidikan : Tahun 1989, tamat SMP Negeri 10 Jakarta, tahun 1992, tamat SMA Negeri 58 Jakarta, tahun 1996, tamat Akademi Perbankan Nasional Jakarta.
Pengalaman Kerja : Tenaga Pembukuan pada CV CENTRAL ASIA Semarang selama 2 tahun, Staf Akuntansi PT Citra Jakarta selama 3 tahun
Hobi : Membaca
Referensi : Drs. Suparman Kepala Bagian Personalia CV CENTRAL ASIA Semarang, tlp (024) 332115 / Wijaya Akt. Akuntan PT Citra Jakarta
tlp (021) 551223 Selain itu, saya dapat mengoperasikan komputer Microsoft Word, Excel, Access, dan mampu berbahasa inggris lisan
dan tulisan. Untuk melengkapi surat lamaran ini, saya lampirkan pula syarat-syarat yang diperlukan.
Atas kebijakan Bapak, saya ucapkan terima kasih.
Hormat Saya
Ttd
Ellis Fitriani
Lampiran :
1. Fotokopi ijazah Akademi Perbanas
2. Fotokopi sertifikat kursus komputer
3. Fotokopi sertifikat kursus bahasa Inggris
4. Surat pengalaman kerja
5. Surat keterangan sehat
6. Pasfoto ukuran 4 x 6 (2 lembar)
E. Surat Undangan
Undangan berasal dari kata dasar “undang” dan akhiran “an”. Undang berarti panggil. Mengundang berarti memanggil atau mempersilakan datang. Undangan adalah kata benda yang berarti orang yang dipanggil atau dipersilakan datang untuk hadir pada waktu, hari, tanggal, tempat yang sudah ditetapkan dalam undangan. Surat undangan merupakan suatu penghormatan kepada orang yang diundang. Bentuk dan susunan surat undangan hendaknya disusun semenarik mungkin, jelas isinya dan dikirimkan tepat waktu agar yang diundang dapat mempersiapkan untuk memenuhi undangan tersebut. Dengan demikian, surat undangan adalah surat pemberitahuan akan adanya suatu acara/kegiatan pertemuan, upacara dengan harapan agar penerima undangan dapat hadir pada waktu dan tempat yang telah ditetapkan.
1. Bagian-Bagian Surat Undangan
a. Kepala Surat
(1) nama badan usaha,
(2) alamat badan usaha,
(3) nomor telepon,
(4) nomor kotak pos,
(5) identitas lainnya,
(6) tanggal surat,
(7) nomor yang ditujukan/alamat dalam.
b. Isi Surat
(1) salam pembuka,
(2) alasan,
(3) hari dan tanggal,
(4) waktu,
(5) tempat,
(6) acara.
c. Penutup/Kaki Surat
(1) nama badan usaha,
(2) jabatan,
(3) nama jelas,
(4) nomor induk pegawai,
(5) tembusan.
Contoh : Surat Undangan dari Salah Satu Badan Usaha
F. Surat Edaran
Perkataan “edaran” berasal dari kata dasar “edar” yang berarti berputar atau berotasi. Surat edaran disebut juga sirkuler yang berarti surat tersebut dikirim kepada berbagai pihak yang bentuk dan isinya sama.
1. Pengertian Surat Edaran pada Suatu Instansi Surat edaran adalah surat pemberitahuan tertulis yang ditujukan kepada pejabat/pegawai. Surat edaran ini berisi penjelasan mengenai sesuatu hal, misalnya kebijakan pimpinan, petunjuk mengenai tata cara pelaksanaan, atau suatu peraturan perundang-undangan.
Fungsi surat edaran:
1. di kalangan instansi pemerintah, merupakan surat yang dapat memberi petunjuk, penjelasan tentang pelaksanaan atau peraturan;
2. di perusahaan swasta, surat edaran dapat berfungsi sebagai pemberitahuan atau pengumuman.
Macam surat edaran:
1. Surat edaran pemerintah, yaitu adanya pemberitahuan kepada seluruh rakyat Indonesia yang bersifat nasional.
Misalnya:
(1) edaran tentang perayaan hari besar nasional
(2) edaran tentang sensus penduduk
(3) edaran tentang Pemilu
2. Surat edaran dari instansi pemerintah adalah pemberitahuan dan penjelasan tentang pelaksanaan peraturan di lingkungan instansi tersebut.
Misalnya, Departemen Pendidikan dan Kebudayaan membuat edaran tentang:
(1) petunjuk kenaikan kelas
(2) petunjuk UAS, penetapan waktu ujian serta penentuan pelaksanaan ujian dan petunjuk penilaian ujian serta petunjuk kelulusan ujian.
3. Surat edaran dari perusahaan, terdiri atas :
(1) Surat edaran khusus adalah surat pemberitahuan sesuatu yang ditujukan untuk satu lingkungan tertentu
(2) Surat edaran umum adalah surat edaran untuk memperkenalkan jasa perusahaan dan hasil produk dari ke seluruh lapisan masyarakat / khalayak.
2. Susunan Surat Edaran dari Instansi Pemerintah Bagian-bagian surat ini adalah sebagai berikut.
a. Kepala surat
(1) Tulisan “EDARAN” ditulis dengan huruf besar seluruhnya “Hal”, diberi garis bawah.
(2) Sebelah kiri atas : Di bawah “Hal” ditulis nama pejabat dan alamat yang dituju.
(3) Sebelah kanan atas : Tempat tanggal, bulan, dan tahun.
b. Isi surat edaran/batang tubuh Dirumuskan dalam bentuk uraian yang terdiri atas:
(1) pendahuluan
(2) inti
(3) penutup
c. Kaki surat/bagian akhir, terdiri atas :
(1) nama jabatan
(2) tanda tangan pejabat yang menerbitkan surat edaran
(3) nama pejabat dan NIP/NRP
(4) cap dinas
(5) tembusan (bila dianggap perlu)
No comments:
Post a Comment