Tata Cara Presentasi

Meningkatkan ketrampilan presentasi sering diabaikan oleh banyak orang. Ada anggapan bahwa melakukan presentasi itu mudah, karena dianggap presentasi sama saja dengan berbicara di depan orang lain dan hal tersebut sudah biasa dilakukan dalam kegiatan sehari-hari.
Anggapan ini bisa tiba-tiba berubah pada saat seseorang harus menjalankannya. Pada saat diminta/ditugasi untuk melakukan presentasi barulah sadar bahwa ternyata melakukan presentasi tidaklah semudah seperti yang dipikirkan.
Melalui tulisan ini diharapkan dapat membantu anda melakukan/menyampaikan presentasi yang berhasil.

Mengapa Presentasi?
Ketramplan presentasi adalah salah satu teknik yang dikembangkan oleh ilmu komunikasi. Salah satu tujuan presentasi yang perlu selalu diupayakan adalah untuk mengejar tingkat komunikasi yang lebih baik/efektif.
Ada banyak tujuan presentasi diantaranya adalah untuk mempertunjukkan layanan/produk, untuk menghibur, untuk membentuk citra atau strategi, untuk mengusulkan ide, dll (Panton, et al,1996;67-68).
Tentu saja untuk mencapai maksud tersebut ada banyak tahap yang harus dijalani.

Pemilihan Gaya Presentasi
Sebelum masuk kepada persiapan atau perencanaan presentasi, hal yang harus kita tentukan adalah gaya presentasi.
Ada 4 gaya presentasi yaitu:

1. Impromptu speaking , Berbicara/presentasi tanpa persiapan karena tujuannya adalah berbicara spontan dan informal
2. Extemporaneous speaking , Hampir sama dengan impromptu karena tujuannya informal tetapi dengan persiapan mungkin melalui catatan kecil atau sekedar mengingatnya luar kepala
3. Manuscript speaking , Presentasi gaya ini berarti kita melakukan langkah – langkah persiapan dengan lebih detail
4. Memorized Speaking , Presentasi tanpa catatan tetapi semua topik bahasan dihapal luar kepala

Tentu saja masing-masing gaya memiliki kelebihan dan kekurangannya. Hal-hal yang akan disampaikan kali ini merupakan dasar-dasar presentasi yang dengan modifikasi tertentu dapat digunakan bagi semuanya

Persiapan/Perencanaan PRESENTASI
Perencanaan yang baik akan menghasilkan presentasi yang baik pula. Hal-hal yang perly dipersiapkan/direncanakan adalah :

1. Tentukan tujuan,topik dan masalah yang akan diangkat
Apakah tujuan presentasi yang ingin dilakukan adalah memberi informasi, meyajinkan audiens atau ingin memobilisir audiens.Tujuan tersebut berkaitan erat dengan pengangkatan topik/tema
2. Kenali audiens
Untuk siapa kita berbicara, bagaimana mereka dan dimana serta kapan kita akan berbicara
3. Persiapkan kebutuhan pendukung presentasi
Apakah kita perlu membuat hand out? Menggunakan media apa?Bagaiamana susunan kelas/ruang
4. Tentukan Alokasi Waktu
Pada presentasi terbagi dalam 3 elemen yaitu Pendahuluan/Pengantar, Isi presentasi dan Kesimpulan.Tidak ada ketentuan yang pasti untuk alokasi waktu bagi ke tiga elemen tersebut tetapi biasanya alokasi waktu dibagi menjadi
Pengantar, tujuan dan alasan diadakannya presentasi – 10% dari alokasi waktu keseluruhan
Pengantar kepada tema/pokok bahasan utama – 20%
Pengembangan tema/bahasan utam – 40%
Pengintegrasian tema/memadukan tema pokok bahasan utama-20%
Ringkasan dan Kesimpulan – 10%

Pengantar /Pendahuluan
Penting untuk diketahui bahwa 1-2 menit pertama adalah saat yang paling crucial dalam sebuah presentasi karena impresi pertama ini menentukan apakah presentasi anda “perlu disimak”atau tidak.


Tips untuk menyampaikan sebuah pendahuluan yang efektif adalah

* Sampaikan pendahuluan dengan singkat dan jelas
* Bawa audiens kepada pengetahuan tentang topik yanga kan dibicarakan
* Ciptakan antusiasme audiens
* Bangkitkan minat audiens pada topik yang akan disampaikan
* Ciptakan kontak/komunikasi dengan audiens
* Paparkan susunan topik/bahan yang akan dibicarakan
* Jika menggunakan alat bantu,terangkan apa tujuan penggunaan alat tersebut.
* Persiapkan audiens untuk masuk kedalam isi/inti dari presentasi. Sebagai jembatan untuk masuk kedalam isi/inti presentasi dapat digunakan humor, data statistik, cuplikan dari kata-kata orang terkenal, dll

Isi Presentasi
Bagian ini memuat informasi terbanyak tentang topik/tema yang akan kita sampaikan oleh karena itu persiapan tentang data pendukung sangat penting. Diharapkan melalui bagian ini, audiens dapat memahami dengan jelas semua hal yang ingin anda sampaikan.

Kesimpulan
Kesimpulan tidak kalah pentingnya dengan kedua bagian terdahulu. Semenarik apapun pendahuluan dan isi presentasi anda, melalui kesimpulan yang tidak fokus dan tidak jelas, ini akan menurunkan impresi audiens terhadap semua yang telah anda sampaikan.


Tips dalam membuat kesimpulan/penutup

* Siapkan audiens untuk sampai pada bagian ini.Lakukan melalui perubahan suara atau nada bicara.
* Ulangi point – point penting dari seluruh bahasan.
* Jika tujuan adalah mempersuasi, ajak audiens untuk melakukan sesuatu atau minimal mengajukan pendapat.
* Sediakan sessi tanya jawab secukupnya.
* Satukan poin-poin yang ada, yang mungkin muncul juga dari audiens.
* Satu hal yang tidak boleh dilakukan adalah … ucapan terimakasih atas perhatian audiens. 

Penyusunan Outline
Komponen yang perlu muncul dalam outline sebuah presentasi adalah Pendahuluan, Isi,Kesimpulan dan jika diperlukan dapat pula muncul sebuah komponen lain yaitu Transisi (sebagai pengantar untuk masuk kepada segmen yang lain/sessi berikutnya)
Jika anda menggunakan alat presentasi misalnya OHP atau LCD projector , berikut ini ada tips yang mungkin dapat dipertimbangkan:

* Gunakan sedikit lata untuk mengkomunikasikan ide anda
* Informasi seyogyanya tidak lebih dari 6 baris dan tidak lebih dari 6 kata per baris.
* Gunakan penutup atau pointers untuk menekankan ide.
* Gunakan gambar, bentuk, grafik, warna tetapi tidak lebih dari 3 warna
* Jika anda menulis transparan OHP, gunakan kertas/mal sehingga tulisan menjadi rapi.
* Pilihan huruf gunakan tinggi huruf minimal 6 mm
* Jika menggunakan lebih dari satu transparansi, jangan menaruh transparansi terlalu lama karena ingin akan melelahkan mata
* Perhatikan tampilan transparan anda, jika transparan tersebut masih ingin digunakan lagi, simpan dengan diselingi kertas ditempat yang cukup bersih

MELAKUKAN PRESENTASI

1. Sebelum Presentasi
General rehearsal akan membawa hasil yaitu dengan mencoba kembali rangkaian presentasi anda. Anda dihimbau untuk tidak terlalu sering melakukan latihan karena ini bisa menurunkan semangat anda pada saat anda presentasi yang sebenarnya.
Cek kembali suara anda, cek kembali sound yang akan digunakan.
Lihat/cek lokasi juga adalah tindakan yang baik sebagai persiapan pra presentasi.
2. Selama Presentasi
Hal – hal yang perlu diketahui dari bagian ini adalah bagaimana mengoptimalkan penggunaan teknik-teknik presentasi sebagai berikut
· Penggunaan dan Pemilihan kata
Singkat, jelas, dapat dimengerti, serta disampaikan dengan cara penuh semangat, menarik dan membangkitkan motivasi.
Jika perlu gunakan analog dan juga gambar-gambar
Hindari jargon, bahasa daerah yang belum tentu dipahami semua audiens.
Minimalisir kata atau ucapan yang tidak perlu misalnya mmm… anu…ee..
· Jaga Penampilan
Sesuaikan dengan situasi, pilih pakaian yang pantas dan tidak terlalu berlebihan.
Hindari penggunaan apapun yang akan merebut perhatian dari isi presentasi anda misalnya perhiasan, parfum yang berlebihan.
Jaga gesture supaya tidak terlalu berlebihan atau malah mungkin menunjukkan kegugupan anda.
· Penggunaan suara
Sampaikan pesan dengan teratur, menarik, masuk akal dan komprehensif.
Jaga volume, nada, irama dan tempo berbicara serta perhatikan pengaturan nafas.
· Penggunaan bahasa tubuh
Perhatikan gerak dan bahasa tubuh.Jangan takut untuk melakukan gerakan tetapi usahakan sealami mungkin.
Ekspresi wajah sangat mendukung oleh karena itu ekspresi perlu ditunjukkan agar audiens tidak merasa bosan.
· Penggunaan catatan kecil
Pastikan ringkasan yang dibuat dapat terbaca karena tidak mungkin anda menuliskannya dalam kertas berukuran besar mis A4 atau bahkan ½ dari A4
Jika anda ingin menggunakan kertas yang agak besar (mungkin akan sedikit menyolok) maka persiapkan bahan catatan pada kertas/bahan yang menarik.Gunakan alat tulis dengan warna berbeda untuk menunjukkan saat anda harus mengubah tempo, nada, irama, dll.
· Tingkatkan kemampuan fasilitasi
Ketrampilan fasilitasi terdiri dari kemampuan memperhatikan,
Mengobservasi, mendengarkan dan bertanya.
Memperhatikan berarti secara fisik memperlihatkan bahwa presenter memperhatiakn audiens. Hal ini dapat dilakukan dengan memandang audiens, mempertahankan kontak mata, bergerak terhadap/menuju audiens dan menghindari perilaku yang mengganggu misalnya meremas-remas kertas, melihat jam berkali-kali, mengusap-usap rambut, dll
Ketrampilan mengobservasi dapat membantu presenter menilai apakah presentasi kita dapat diterima. Berdasarkan observasi selama kegiatan berlangsung kita dapat memutuskan untuk melanjutkan presentasi sesuai rencana atau memodifikasi presentasi agar dapat merespon kebutuhan audiens.
Kemampuan mengobservasi non verbal misalnya jika audiens mengangguk-angguk atau tersenyum berarti audiens antusias atau memahami. Melihat dengan pandangan kosong berati bosan atau bingung, dll
Keterampilan ini memang butuh latihan karena tidak tertutup kemungkinan kadang-kadang kita salah membuat inferensi non verbal audiens.
Ketrampilan mendengar
Melalui mendengarkan secara timbal balik anda dapat saling tukar menukar info atau feed back antara presenter dan audiens.
Mendengarkan ada 2 langkah yaitu mendengar kata-kata yang diekspresikan dan membuat parafrase untuk memperlihatkan pemahaman.
Mendengarkan kata-kata yang diekspresikan berarti mempertahankan konsentrasi terhadap yang dikatakan orang (audiens) dan membuat parafrase untuk memperlihatkan pemahaman berarti interaksi dengan pembicara untuk meyakinkan pengertian terhadap informasi yang diberikan pembicara
3. Sesudah presentasi
Seperti telah disebutkan dimuka, seyogyanya kita menyediakan sessi tanya jawab. Tidak perlu kita hindari sessi ini karena ketakutan kita akan kemungkinan –kemungkinan yang tidak kita harapkan karena justru melalui sessi tanya jawab ini kita dapat mengetahui apa yang dibutuhkan oleh audiens dan dapat kita jadikan tolok ukur apakah kita berhasil dalam menyampaikan ide.